La tecnología de Internet colabora con el manejo de los empleados

n un momento en que el ilimitado uso de Internet y el correo electrónico que permitió está a punto de colapsar, las empresas deben recurrir ahora a otras tecnología, también habilitadas por Internet, pero que les garantizan más seguridad y más privacidad para los asuntos propios del negocio.

Los equipos a veces incluyen empleados que trabajan fuera de la oficina, socios empresariales, clientes y hasta proveedores. Las tecnologías de Internet fomentan esa colaboración.

Trabajando con clientes ubicados a grandes distancias, Steve Bridges necesitaba una mejor manera de intercambiar información y colaborar en la elaboración de proyectos. Enviar largos documentos por e-mail no era eficiente. Las casillas de correo se le saturaban o, peor aun, los documentos pasaban desapercibidos. Para solucionar esta situación, Bridges, gerente de informática para la firma de publicidad La Agencia de Orci, decidió emplear una extranet.

Al usar una extranet, su empresa pudo intercambiar fácilmente grandes archivos con clientes de todo el país. Una protección de usuario y contraseña asegura que sólo clientes puedan ver la información destinada a ellos, y la firma, con oficinas en Nueva York, Los ángeles y chicago, ahora pueden ofrecer a sus clientes otro nivel de comunicación.

Extranets, intranets, wikis, software para reuniones en la Web, todo eso forma parte de un cambio de herramientas que hacen más fácil a las empresas compartir información y colaborar en proyectos. Ya pasó la hora de los “attachments” (documentos adjuntos) en el e-mail. Ahora los empresarios pueden echar mano de las tecnologías de Internet para informar a sus empleados, trabajar con clientes y hasta realizar reuniones de manera más eficiente y productiva.

Lo que ofrece una Extranet

En el caso de Bridges, una extranet fue la solución perfecta para las necesidades de comunicación de su firma. Por definición, una extranet es una forma penetrable de la intranet de una compañía, a la que pueden entrar “outsiders”: clientes, proveedores y hasta otros empresarios. Utilizando códigos autorizados de acceso, esas personas ajenas a la compañía pueden acceder a información específica para llevar adelante los negocios en mano. Las funciones de una extranet pueden adaptarse a las necesidades particulares de un equipo de trabajo. También pueden ser útiles para equipos diferentes y separados que necesitan tener acceso a información similar. En el caso de empresas franquiciadas, podría ser que necesiten tener acceso a varios acuerdos, activos publicitarios y otros materiales importantes para el buen manejo de las franquicias. Para miembros del equipo que trabajan en otra parte física, la extranet puede ofrecer una poderosa manera de colaborar en los proyectos permitiéndoles acceder a documentos, presentaciones, contratos y otros materiales importantes para completar su tarea.

Lo que ofrece una Intranet

Aunque las extranets son útiles para clientes externos, los dueños de un negocio que quieren un método eficiente para mantener a sus empleados informados lo pueden lograr con una fuerte intranet. Una intranet permite a los gerentes de Recursos Humanos transmiten información relevante a sus empleados y les permite trabajar en equipo aun desde lugares diferentes. Además de agregar eficiencia y productividad, la intranet puede ser como lugar para que los empleados se informen unos a otros sobre sus actividades “extracurriculares”, como autos en venta, ventas de garaje y cosas por el estilo.
En realidad una intranet funciona como una página web a las que los empleados se loguean cada mañana, por eso es importante que la información que allí se cuelgue sea pertinente. Si no, no la van a usar y buscarán la información que necesiten en los motores de búsqueda acostumbrados.

Trabajando con Wikis

Mucho menos costosos-y menos seguros-que intranets y extranets son los wikis, una herramienta de Internet relativamente nueva en la escena. Un wiki es una pieza del software de un servidor que está alojado en la Internet o en la intranet de una empresa. Los usuarios con acceso pueden loguearse para crear, compartir y revisar las páginas colgadas en él. Permite modificar documentos en tiempo real y ayuda así en los temas de control de versiones. Si hace falta ver una versión anterior de algo, un wiki ayuda a mantener la historia de los cambios introducidos.

Reuniones en la Web

Así como wikis, intranets y extranets permiten comunicaciones simplificadas entre miembros de un equipo, clientes y proveedores, el software de reuniones Web facilita mucho más la reunión de gente diferente que trabaja en lugares físicos diferentes, a menor costo. Bloomington, una firma de tecnología de viajes, utiliza software GoToMeeting con el que sus 49 empleados pueden recudir a la mitad el tiempo que gastarían en viajes. GoToMeeting ofrece una serie de características que ayudan a los usuarios a realizar reuniones online. Pueden mostrar la pantalla de su computadora todos los participantes de la reunión, permiten la interacción con herramientas de dibujo, la conferencia y el chat. El único inconveniente es la dependencia extrema del buen funcionamiento del sistema. A la primera falla, se acaba la confianza.

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